El Business Case es la herramienta que permite justificar la inversión en un proyecto o actividad. Este permite tomar decisiones importantes en relación a un proyecto como avalar el inicio, detenerlo o concluirlo.
El Business Case debe estar muy bien diseñado, reunir todos los datos posibles, hacer un análisis de todos los escenarios viables e implicaciones dentro de la organización del proyecto,entre otras.
Para que un proyecto pase de ser aspirante a ser ejecutado según PRINCE2 debe ser deseable, viable y alcanzable. El Business Case permite la evaluación de los criterios mencionados, antes y durante el proyecto.
Por lo tanto, además de todo lo mencionado anteriormente debe ser una herramienta de comunicación efectiva entre los principales encargados del proyecto.
Lectura recomendada: Los beneficios de gestionar sus proyectos con PRINCE2.
Qué incluye el Business Case
Es importante tener claro que el nivel y contenido del Business Case debe adaptarse a cada proyecto. Este debería incluir lo siguiente:
- Beneficios: a partir de los resultados que el proyecto desea obtener se debe plantear unas estrategias que referencien dichos beneficios.
- Riesgos principales: el proyecto puede contener riesgos que afecten su viabilidad aunque sea deseable, por eso, siempre deben pensar en los posibles contratiempos que puedan presentarse a lo largo de proyecto y decidir si se pueden asumir o no.
- Calendario: plantear el tiempo en que se esperan obtener los beneficios esperados.
- Opciones de negocio: se plantean opciones alternativas que permitan al proyecto satisfacer sus necesidades, y exponer costes y beneficios de cada uno.
- Evaluación de la inversión: para este análisis puede utilizarse la técnica del ROI.
Por qué es necesario un Business Case
Es importante elaborar un Business Case para garantizar la justificación de la elaboración de un proyecto, y que a su vez este logrará los objetivos deseados y obtendrá los beneficios previstos. También ayuda a que los miembros del equipo tengan claras las metas del proyecto y sus funciones dentro de él.
Si no tenemos un Business Case, el equipo de trabajo puede equivocarse y tomar decisiones erróneas ya que si el conocimiento del objetivo solo lo tienen algunas personas no se gestionará correctamente el proyecto.
Pasos para crear un Business Case
- Detallar el proyecto y sus objetivos.
- Mencionar los precedentes y/o problemas a solucionar.
- Evaluar las métricas: VAN, TIR, TCO, flujo de caja y ROI.
- Estimar riesgos y crear una estrategia para disminuirlos.
- Planear una estrategia para presentar y comunicar el proyecto.
- Definir bien el alcance del proyecto
- Calcular bien la fecha estimada de la implementación del proyecto
En conclusión, un Business Case es una herramienta de gestión, que soporta la descripción y demostración de la viabilidad de un proyecto. Su desarrollo debe ser claro, sólido y fuerte en su metodología para que los miembros del equipo de trabajo puedan comprender sus objetivos.